E-Mail-Archivierung mit Mailstore und Jirko Weber IT-Service
E-Mails gesetzeskonform archivieren – ohne Speichergrenzen, ohne Kompromisse.
Als E-Mail-Archivierung zur Pflicht wurde, wollten wir keine halben Sachen.
2017 trat eine gesetzliche Pflicht in Kraft, die viele Unternehmen bis heute unterschätzen:
E-Mails mit geschäftsrelevantem Inhalt müssen revisionssicher archiviert werden – und zwar bis zu 10 Jahre lang.
Diese Anforderung ist nicht neu. Sie beruht auf zwei Gesetzen, die schon lange existieren:
- § 147 der Abgabenordnung (AO) – regelt die Aufbewahrungspflichten für steuerlich relevante Unterlagen
👉 § 147 AO im Gesetzestext - § 257 des Handelsgesetzbuchs (HGB) – verpflichtet zur Aufbewahrung von Geschäftsbriefen
👉 § 257 HGB im Gesetzestext
Beide Gesetze wurden durch die Einführung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) im Jahr 2015 konkretisiert und gelten seit dem 1. Januar 2017 uneingeschränkt auch für E-Mails.
Unsere Lösung: Sicher, stabil, grenzenlos
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📞 Oder rufen Sie uns an – wir beraten Sie persönlich:
👉 Telefon: +49 160 99 13 15 11
Damit ist klar: Auch Ihre geschäftlichen E-Mails gelten als steuerlich relevante Unterlagen und müssen archiviert werden – vollständig, unveränderbar und jederzeit verfügbar.
Welche Funktionen bietet unsere Mailarchivierung noch?
💼 Outlook-Plugin: Greifen Sie direkt aus Outlook auf Ihr Archiv zu
🖥️ Separater MailStore-Client: Für alle Nutzer, die unabhängig von Outlook arbeiten
🔍 Volltextsuche: Finden Sie Mails und Anhänge in Sekundenschnelle – auch Jahre später
Mehr als nur gesetzliche Pflichterfüllung
Unsere Lösung hilft Ihnen nicht nur, gesetzliche Vorgaben zu erfüllen – sie bringt auch ganz praktische Vorteile im Alltag:
- Sie halten Ihre produktiven Postfächer schlank und verbessern so die Performance Ihres E-Mail-Systems
- Sie sparen Speicherplatzkosten beim Mailprovider, weil alte Mails ins Archiv ausgelagert werden
- Sie können Postfächer bei Mitarbeiterwechsel oder Umzug einfach neu verbinden, ohne Datenverlust
- Und: Ein Anbieterwechsel wird erheblich einfacher, da Sie Ihre archivierten Mails unabhängig vom bisherigen Mailanbieter sicher verwahren
Mit MailStore schaffen Sie eine dauerhafte Struktur für Ihre E-Mail-Kommunikation – unabhängig, gesetzeskonform und effizient.
Rechtliche Grundlagen im Detail
- § 147 AO (Abgabenordnung) verpflichtet zur Aufbewahrung u. a. von Handelsbriefen, Buchungsbelegen und E-Mails mit steuerlicher Relevanz
Zum Gesetzestext → § 147 AO - § 257 HGB (Handelsgesetzbuch) verlangt die Aufbewahrung empfangener und versendeter Geschäftsbriefe – auch per E-Mail
Zum Gesetzestext → § 257 HGB
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